כאשר חברת ביטוח בחו״ל מבקשת מסמכים רפואיים, היא בדרך כלל אינה מחפשת רק תרגום של אבחנה. היא בודקת רצף: מה קרה, מתי ניתן הטיפול, מי נתן אותו, כמה שולם, ומה הקשר בין הטיפול לבין התביעה. מסמך רפואי מתורגם בלי חשבונית, או חשבונית בלי סיכום טיפול, עלולים להשאיר את התיק חסר.
מה חברת הביטוח מנסה לאמת
המבטח עשוי לבדוק את מועד האירוע, האבחנה, נחיצות הטיפול, סוג השירות, סכום ההוצאה והאם קיים כיסוי לפי הפוליסה. לכן בונים חבילה שמחברת בין הסיכום הרפואי, החשבוניות, הקבלות, ההפניה והתכתובות עם החברה.
אילו מסמכים בדרך כלל מתרגמים
מסמכים נפוצים הם סיכום מיון או אשפוז, מכתב רופא, תוצאות בדיקות, מרשמים, חשבוניות, קבלות ואישור תשלום. לא תמיד צריך לתרגם כל עמוד, אבל אסור להשמיט מסמך שמוכיח את הקשר בין הטיפול לבין הסכום הנתבע.
תרגום רפואי ותרגום כספי חייבים להתאים
שם המטופל, תאריך הטיפול, שם המוסד והסכום צריכים להיות עקביים בין המסמכים. אם החשבונית מציינת קוד שירות והסיכום משתמש במונח אחר, התרגום צריך לשמור על הקשר ולא ליצור רושם שמדובר בטיפולים שונים.
מתי נדרש תרגום נוטריוני
חברות ביטוח שונות קובעות דרישות שונות. חלקן מסתפקות בתרגום מקצועי, וחלקן מבקשות certified או notarized translation. לפני הזמנת אישור נוטריוני כדאי לקרוא את ההנחיה, משום שאישור מיותר מוסיף עלות אך אינו בהכרח משפר את התביעה.
חשבוניות, מטבעות ומספרים
בתרגום חשבוניות חשוב לשמור על המטבע המקורי, מספר החשבונית, תאריך ההנפקה, פרטי הספק והפרדה בין סכומים. אין להמיר סכומים באופן עצמאי בתוך התרגום אלא אם הגוף המקבל ביקש זאת במפורש.
מידע רפואי רגיש
מסמכים רפואיים כוללים מידע אישי רגיש. נכון להעביר רק את החומר הדרוש לתביעה, באמצעות ערוץ מסודר, ולוודא שהמסמך הסופי אינו כולל עמודים או פרטים שאינם רלוונטיים.
טעויות שמחלישות את התביעה
הגשת תרגום חלקי, השמטת הוכחת תשלום, חוסר התאמה בשם המבוטח, תאריך שגוי או מסמך ללא חתימת רופא עלולים להביא לדרישת השלמה. גם תרגום שאינו מבחין בין אבחנה חשודה לאבחנה סופית עלול לשנות את משמעות התיק.
מה לשלוח לבדיקה
מומלץ לצרף את מכתב הדרישה של חברת הביטוח, מספר התביעה, כל המסמכים הרפואיים והכספיים הרלוונטיים, צילום דרכון ומועד אחרון. כך ניתן לבחור מראש את החבילה הנכונה ולא לתרגם מסמכים שאינם תורמים.
רוצים לבדוק את המסמך לפני שמתחילים?
שלחו צילום ברור של כל עמודי המסמך ואת ההנחיה שקיבלתם מהגוף המקבל. ציינו לאיזו מדינה, רשות או מוסד הוא מיועד, באיזו שפה נדרשת ההגשה והאם קיים מועד אחרון. כך ניתן לבדוק מראש אם נדרש תרגום נוטריוני, אפוסטיל, העתק מאושר, אימות חתימה או מסלול אחר.
