מסמך דיגיטלי יכול להיות מקור רשמי לכל דבר, אך צילום מסך או הדפסה אינם תמיד שומרים על אמצעי האימות שלו. לפני אישור או תרגום צריך לבדוק את הקובץ המקורי, את החתימה האלקטרונית ואת האפשרות לאמת אותו באתר הרשות.
מה הופך מסמך דיגיטלי לרשמי
חתימה אלקטרונית, חותמת דיגיטלית, קוד אימות, QR או קישור לרשות עשויים לאפשר בדיקת מקוריות. לא כל PDF שנשלח במייל הוא מסמך רשמי. צריך לראות מי הנפיק אותו ואיך ניתן לאמתו.
למה חשוב לשלוח את הקובץ המקורי
העברה כתמונה או צילום מסך יכולה להסיר חתימות דיגיטליות ומידע טכני. לכן עדיף לשלוח את ה־PDF המקורי כפי שהורד. אם המסמך כולל קוד אימות, יש לוודא שהוא קריא ופעיל.
העתק נאמן למקור למסמך דיגיטלי
אישור העתק תלוי במה שהוצג לנוטריון וביכולת להשוות אותו למקור. במסמך דיגיטלי צריך לבדוק אם הקובץ עצמו נחשב מקור רשמי וכיצד ניתן לאמתו. הדפסה ללא אמצעי אימות אינה בהכרח שקולה לקובץ המקורי.
תרגום נוטריוני של מסמך דיגיטלי
אפשר לבדוק תרגום של מסמך רשמי דיגיטלי, אך התרגום צריך לכלול גם חותמות, קודים והערות רלוונטיות. אם הגוף המקבל דורש מקור פיזי או אפוסטיל, עצם היות המסמך דיגיטלי אינה פוטרת מהדרישה.
אפוסטיל למסמך דיגיטלי
האפשרות תלויה בסוג המסמך ובמערכת של הרשות המנפיקה. יש מסמכים שיכולים לעבור מסלול דיגיטלי ויש כאלה שמחייבים מסמך או אישור בתצורה אחרת. בודקים את ההליך הספציפי ולא מניחים שכל QR מחליף אפוסטיל.
מסמך שנשלח במייל מגוף פרטי
מכתב ממעסיק, בנק או חברה אינו מסמך ממשלתי רק מפני שהוא PDF. ייתכן שיידרשו חתימה, חותמת, אימות חתימה או אישור אחר. מקוריותו נבחנת לפי הגוף והדרך שבה הופק.
טעויות נפוצות
- שליחת צילום מסך במקום הקובץ המקורי.
- הדפסה שמסתירה חתימה דיגיטלית.
- QR שאינו קריא או פג תוקף.
- הנחה שכל PDF רשמי אינו צריך אפוסטיל.
- שינוי שם הקובץ או המרה שפוגעת באימות.
מה להכין מראש
את קובץ ה־PDF המקורי, הקישור או קוד האימות, ההנחיה של הגוף המקבל ומדינת היעד. אל תערכו את הקובץ ואל תסירו עמודים לפני הבדיקה.
רוצים לבדוק את המסמך לפני שמתחילים?
שלחו צילום ברור של כל עמודי המסמך ואת ההנחיה שקיבלתם מהגוף המקבל. ציינו לאיזו מדינה, רשות או מוסד הוא מיועד, באיזו שפה נדרשת ההגשה והאם קיים מועד אחרון. כך ניתן לבדוק מראש אם נדרש תרגום נוטריוני, אפוסטיל, העתק מאושר, אימות חתימה או מסלול אחר.
