העתק מאושר מול מסמך מקור – מה צריך להגיש

העתק נאמן למקור אינו הופך כל צילום למסמך רשמי ואינו מחליף מקור כאשר הרשות דורשת אותו. מטרת האישור היא להעיד שהעותק תואם למסמך שהוצג לנוטריון, לא לאשר את אמיתות כל תוכנו.

מהו אישור העתק נאמן למקור

הנוטריון משווה את ההעתק למסמך שהוצג בפניו ומאשר את ההתאמה. האישור מתייחס לזהות בין העותק למקור שנבדק. הוא אינו מאמת שהרשות שהנפיקה את המסמך לא טעתה ואינו מעניק למסמך תוקף חדש.

מתי גוף מקבל עשוי להסכים להעתק מאושר

בהליכי לימודים, בנקאות, חברות, ירושה או הגירה יש גופים שמבקשים certified copy כדי לא לקחת את המקור. אך אם ההנחיה מציינת original document או מסירה ישירה מהמוסד המנפיק, העתק נוטריוני לא בהכרח יספיק.

צילום, סריקה ומסמך דיגיטלי

צילום בטלפון מתאים לבדיקה ראשונית, אך לא תמיד הוא הבסיס לאישור. מסמך דיגיטלי רשמי עם חתימה אלקטרונית, קוד אימות או מערכת בדיקה עשוי להיבחן אחרת ממסרק של דף מודפס.

צריך להבדיל בין “מקור דיגיטלי” לבין צילום של מקור פיזי. העובדה שקובץ הגיע במייל אינה מוכיחה שהוא מסמך מקור.

מתי חייבים להציג את המקור

כאשר סוג האישור והדין מחייבים השוואה למקור, או כאשר הגוף המקבל דורש זאת. גם מסמך פגום, חתוך או לא קריא לא ניתן להפוך לתקין באמצעות אישור העתק.

העתק מאושר ותרגום נוטריוני

אלו פעולות שונות. אפשר לתרגם מסמך ולהכין אישור תרגום, ואפשר לאשר העתק. לעיתים הגוף מבקש את שניהם: העתק מאושר של המקור ותרגום נוטריוני שלו.

אפוסטיל על מקור או על העתק

אפוסטיל ניתן לפי סוג המסמך והחתימה שעליו. לא כל העתק מאושר יכול לקבל את אותו אפוסטיל שהיה ניתן למסמך הציבורי המקורי. לכן בונים מראש את שרשרת ההגשה.

טעויות נפוצות

• הגשת צילום רגיל במקום certified copy.
• הנחה שהעתק מאושר מתקבל במקום מקור בכל הליך.
• אישור עותק של מסמך לא קריא.
• בלבול בין מקור דיגיטלי לסריקה.
• הזמנת אפוסטיל על רכיב לא נכון.

מה לבדוק לפני שמכינים עותק

את נוסח הדרישה, מספר העותקים, האם יש צורך בתרגום, האם המסמך צריך להישאר במעטפה סגורה והאם נדרש אפוסטיל. כך בוחרים את הפורמט הנכון ולא מוסרים את המקור שלא לצורך.